Eind mei wordt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vervangen door een privacywetgeving die geldt in de gehele Europese Unie (EU): de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze wet versterkt de positie van de mensen van wie persoonsgegevens worden verwerkt. Organisaties die persoonsgegevens verwerken, waaronder dus voetbalclubs, krijgen meer verplichtingen om op een juiste manier om te gaan met deze gegevens.

Concreet houdt dit in dat verenigingen moeten opschrijven hoe zij omgaan met persoonsgegevens van hun leden, vrijwilligers en ander betrokkenen. Met deze documentatieplicht kunnen clubs aantonen dat zij voldoen aan de AVG.

Inventarisatie
VV Moordrecht is druk bezig om de eerste stap te zetten volgens een stappenplan van de KNVB. Dat bestaat o.a. uit een inventarisatie waar de persoonsgegevens liggen; waar staan ze en hoe wordt er mee omgegaan? En dat is vaak niet alleen bij de ledenadministratie, maar ook op andere plekken zoals bij formulieren op de websites, bij teamindelingen of wanneer er team’s op een (jeugd)kamp gaan en er medische gegevens worden verstrekt. Om die bijzondere persoonsgegevens te mogen gebruiken, moeten we vanaf eind mei aan extra voorwaarden voldoen.

Het juridische deel gaat over de vraag: hoe gaan wij met de gegevens om en waarvoor worden ze gebruikt. Dat moeten we inzichtelijk maken op bijvoorbeeld onze website en op het aanmeldingsformulier. Weer een ander vlak bevindt zich op het gebied van de ICT. We moeten er voor zorgdragen dat onze hardware goed beveiligd is en niet gemakkelijk gehackt kan worden.

Toegang tot de gegevens
Een ander domein is de organisatorische procedure. Wie heeft er allemaal toegang tot de gegevens en is dat wel echt nodig? Hoe minder mensen toegang hebben hoe beter het is. Maar het moet wel gewoon werkbaar blijven.

Het laatste vlak zijn wij zelf, namelijk hoe zorgen wij ervoor dat iedereen zich ervan bewust is dat ze op een voorzichtige manier omgaan met de gegevens? Maar het gaat ook over het communiceren via de mail. We moeten ervoor zorgen dat bijvoorbeeld niet alle e-mailadressen zichtbaar zijn van degenen waar de mailing naar verstuurd wordt, maar via BCC (blind copy) staan.

Publiceren van foto’s
Het publiceren van foto’s zorgt voor een ander lastig onderdeel uit de nieuwe wetgeving. In principe moet iedereen die op een foto komt, daar expliciet toestemming voor geven. Hiermee stuit je op praktische bezwaren, want je kunt niet altijd aan iedereen om toestemming vragen, zeker niet in het heetst van de strijd. Vooraf vragen lijkt ook geen optie. Praktischer kan misschien zijn om te zeggen, deze foto is voor de website. Degene die er niet op wil, doet dan een stap opzij.

Als er één ding duidelijk is, dan is het wel dat het bijna ondoenlijk is om alles perfect te regelen. Het is een inspanningswet. Dat wil zeggen dat wij moeten laten zien dat we als vereniging op een goede manier met de privacy omgaan en dat we passende maatregelen treffen. Dat dat niet altijd helemaal volgens de letteren van de wet kan, daar ontkomen we niet aan. Maar we moeten in ieder geval ons best hebben gedaan om het in goede banen te leiden.

Verzoek
VV Moordrecht wil alvast alle leden, vrijwilligers en ander betrokkenen verzoeken om zich bewust te worden van dat we straks te maken hebben met deze nieuwe privacywetgeving. Via de website zal iedereen op de hoogte worden gehouden van de ontwikkelingen.

De AVG vormt een belangrijk onderdeel bij de start van het nieuwe seizoen 2018/2019. Waarschijnlijk zal dit een onderdeel zijn van de kick-off gesprekken met de teams. Behalve de leiding en de spelers zullen ook de ouders betrokken worden bij deze gesprekken.

Het bestuur.